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Juni 2004

Checklisten: Rechnungserstellung & Mahnwesen
Kategorien: Management-Info

Checkliste: Rechnungserstellung

  • Rechnungslegung so früh wie möglich nach Leistungserbringung
  • Alle Vereinbarungen und Vertragsbedingungen müssen eingehalten werden:
    • Anzahl der Rechnungskopien
    • Lieferscheine
    • Zahlungskonditionen
  • Informationen auf der Rechnung:
    • Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmens
    • Name und Anschrift des Abnehmers der Lieferung oder des Empfängers der sonstigen Leistung
    • UID-Nummer des Lieferanten
    • Die Menge und die handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung
    • Tag der Lieferung oder der sonstigen Leistung bzw. den Zeitraum, über den sich die sonstige Leistung erstreckt
    • Das Entgelt
    • Den auf das Entgelt entfallenden Umsatzsteuerbetrag
    • Der Steuersatz oder ein Hinweis auf eine allfällige Steuerbefreiung
    • Das Ausstellungsdatum (bei Bargeschäften genügt der Hinweis "Lieferdatum=Rechnungsdatum")
    • Fortlaufende Rechnungsnummer
    • Angabe der Bankverbindungen (u.a. auch IBAN und BIC)

Checkliste: Mahnwesen

  • Tägliche (automatische) Prüfung der Außenstände
  • Erste Mahnung spätestens 10 Tage nach Fälligkeit
  • Maximal 3 Mahnstufen
  • Mahnungen alle 14 Tage
  • Bei wichtigen Kunden: Alternative telefonische Rückfrage:
    • War die Rechnung formal korrekt?
    • Gab es Probleme bei der Leistungsabnahme?
    • Wann kann mit der Zahlung gerechnet werden?
  • Verrechnung von Mahngebühren und Verzugszinsen
  • Einschalten eines Inkassobüros oder Anwalts
  • Aussetzen weiterer Lieferungen (Lieferstopp)

Bild: © PascalR - Fotolia

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